Kto może złożyć wniosek o pracę zdalną?
O pracę zdalną może wnioskować każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, o ile charakter jego obowiązków pozwala wykonywać je poza zakładem pracy. Praca zdalna może być realizowana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Samo złożenie wniosku nie oznacza jednak, że pracodawca musi go zaakceptować.
W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje: uzgodnienie pracy zdalnej jako stałego lub hybrydowego sposobu wykonywania obowiązków, wniosek o zmianę dotychczasowych warunków pracy oraz wniosek o pracę zdalną okazjonalną. W dwóch pierwszych przypadkach zasady ustalają pracownik i pracodawca, z wyjątkiem sytuacji, w których wniosek składa osoba należąca do ustawowo chronionej grupy. Warunki pracy zdalnej mogą wynikać z porozumienia, regulaminu albo indywidualnego uzgodnienia stron.
Prawo do wystąpienia z wnioskiem nie jest tym samym co gwarancja pracy z domu. Znaczenie ma zarówno rodzaj stanowiska, jak i sposób zorganizowania pracy. Jeśli zadania wymagają obecności w zakładzie, obsługi urządzeń dostępnych wyłącznie na miejscu albo bezpośredniego kontaktu z klientami, wykonywanie ich zdalnie może być niemożliwe.
Które grupy pracowników mają szczególne uprawnienia?
Przepisy przewidują grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną pracodawca co do zasady powinien uwzględnić. Odmowa jest dopuszczalna, jeżeli nie pozwala na to rodzaj pracy albo organizacja pracy. Do tych grup należą:
- pracownica w ciąży;
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia;
- pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego, która ma orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- pracownik będący rodzicem dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, powstałych w okresie prenatalnym lub podczas porodu;
- pracownik będący rodzicem dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
- pracownik będący rodzicem dziecka objętego określonymi dokumentami dotyczącymi wczesnego wspomagania rozwoju, kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
W przypadku części uprawnień związanych z dziećmi mogą one przysługiwać również po ukończeniu przez dziecko 18 lat. Zależy to od rodzaju posiadanego dokumentu i konkretnej podstawy prawnej. W razie wątpliwości warto sprawdzić, czy dokument potwierdzający sytuację dziecka spełnia wymagania właściwe dla danego uprawnienia.
Szczególny status wzmacnia pozycję pracownika, ale nie daje bezwarunkowego prawa do pracy z domu. Pracodawca może odmówić, jeśli obowiązki wymagają obecności, a organizacja pracy nie pozwala przenieść ich poza zakład. Nie powinien jednak ograniczać się do ogólnego stwierdzenia, że nie wyraża zgody. Przy odmowie wniosku osoby z grupy uprzywilejowanej ma przekazać informację o przyczynie w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania wniosku.
Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Oceniając wniosek, pracodawca bierze pod uwagę konkretne obowiązki i warunki ich wykonywania, a nie wyłącznie nazwę stanowiska. Znaczenie mogą mieć zakres zadań, dostęp do systemów, wymogi bezpieczeństwa, konieczność współpracy na miejscu oraz możliwość zapewnienia ciągłości pracy. Odmowę może uzasadniać również potrzeba korzystania z maszyn lub infrastruktury dostępnej tylko w zakładzie.
Przykładowo pracownica w ciąży może wystąpić o pracę zdalną. Pracodawca powinien uwzględnić jej wniosek, jeśli obowiązki i organizacja pracy na to pozwalają. Podobnie rodzic dziecka z wymaganym orzeczeniem może wnioskować o wykonywanie pracy zdalnej, a odmowa powinna wynikać z rodzaju pracy lub organizacji pracy i zostać uzasadniona w ustawowym terminie.
Pracodawca nie musi akceptować każdej zaproponowanej lokalizacji ani dokładnie takiego układu pracy, jaki wskazał pracownik, jeśli nie da się go pogodzić z wykonywaniem obowiązków. Może mieć znaczenie na przykład potrzeba określonych warunków bezpieczeństwa lub zapewnienia współpracy zespołu w ustalonych godzinach. Warto więc rozmawiać o możliwych rozwiązaniach, takich jak praca hybrydowa, konkretne dni zdalne albo czasowe uzgodnienie innego trybu.
Jak przygotować wniosek o pracę zdalną?
Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Powinien jasno wskazywać, że pracownik prosi o wykonywanie pracy zdalnej, oraz określać proponowany tryb. Można opisać, czy chodzi o pracę całkowicie zdalną, czy na przykład o kilka dni w tygodniu, a także wskazać proponowane miejsce jej wykonywania.
Warto podać informacje, które pomogą ocenić, czy praca zdalna jest możliwa organizacyjnie. Przydatne może być krótkie wyjaśnienie, jak pracownik będzie realizował swoje zadania, korzystał z potrzebnych systemów i pozostawał w kontakcie z zespołem. Osoba powołująca się na szczególne uprawnienie powinna wskazać okoliczność, z której ono wynika, oraz być gotowa potwierdzić ją wymaganym dokumentem. Samo preferowanie pracy w domu nie tworzy statusu uprzywilejowanego.
Jeśli pracownik nie należy do grupy objętej szczególną ochroną, wniosek pozostaje propozycją do uzgodnienia z pracodawcą. Może on wyrazić zgodę, zaproponować inny wymiar pracy zdalnej albo odmówić. Warto ustalić nie tylko liczbę dni poza zakładem, lecz także zasady kontaktu, dostępność, sposób przekazywania zadań i miejsce wykonywania pracy.
Czym praca okazjonalna różni się od zwykłej pracy zdalnej?
Praca zdalna okazjonalna jest odrębnym rozwiązaniem od stałej lub hybrydowej pracy zdalnej. Pracownik może złożyć wniosek o jej wykonywanie, ale pracodawca nie ma obowiązku go zaakceptować. Dotyczy to również osób, które w innych okolicznościach należą do grup uprawnionych do wniosku wiążącego.
Ustawowy limit pracy zdalnej okazjonalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. To rozwiązanie może sprawdzić się przy doraźnej potrzebie pracy poza zakładem, ale nie zastępuje uzgodnienia regularnego trybu zdalnego. Pracownik powinien wyraźnie zaznaczyć, że wnioskuje właśnie o pracę okazjonalną, a pracodawca podejmuje decyzję w tej sprawie.
Najważniejsze jest rozróżnienie między możliwością złożenia wniosku a obowiązkiem jego uwzględnienia. Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę może zapytać o pracę zdalną, jeśli pozwala na to charakter jego obowiązków. Szczególne grupy mają mocniejszą ochronę, lecz także w ich przypadku decydujące pozostają rodzaj pracy i możliwość jej zorganizowania poza zakładem.
Bibliografia
- https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-67-19
- https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-67-33
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004289